Как провести идеальное мероприятие – 7 простых шагов

Даже самое небольшое по размаху мероприятие, чтобы оно прошло идеально, требует тщательной подготовки, продумывания деталей и хотя бы одной репетиции.

Итак, пошаговый план того, как провести идеальное мероприятие.

1. Общая идея, концепция мероприятия

Это та база, которая должна воплотиться во всех деталях события, начиная от рассылки приглашений и заканчивая финальным фейерверком. Можно, конечно, обойтись и без нее, но тогда это будет сельская вечеринка по сравнению с церемонией вручения Оскара.

Например, когда компания «Казахтелеком» проводила презентацию проекта NGN – Next Generation Network, обслуживающее компанию агентство предложило идею «Сквозь призму будущего» и символ — луч света, проходящий через призму и распадающийся на спектр. Такой образ хорошо иллюстрировал возможности NGN — один кабель и десятки услуг внутри него. Идею приняли, и все составляющие презентации были оформлены в этом стиле: пригласительные билеты, бейджи участников, раздаточный материал, подарки, оформление сцены, карточки ведущего, униформа промоутеров… Идея воплотилась даже в сценарии — торжественный запуск сети осуществляли с помощью призм, а на сцене в этот момент загоралась карта Казахстана с ярким спектром. Эта же идея была реализована в имиджевом фильме и лазерном шоу, с которых начиналась презентация. Если бы не было общей идеи, не были бы продуманы детали — эффект от презентации был бы совсем другим.

Выбирая место проведения, исходите из общей идеи, а также из того, кто ваша аудитория, где ей будет комфортно, какой собственный уровень вы хотите продемонстрировать, сколько приглашенных гостей ожидается, каков примерный сценарий.

Шаг 1. Придумайте идею, которая ярко отразит цель мероприятия, и воплотите ее во всех деталях и составляющих кампании.

2.  Планирование работ

Запланируйте все работы, их стоимость и сроки исполнения. Это — огромный этап, именно в это время планируются и продумываются все детали. Чем больше времени вы потратите на планирование и чем тщательнее все продумаете — тем проще будет все воплотить, тем больше времени будет на исполнение.

Все работы проекта разбейте на большие группы (оборудование, шоу-программа, раздаточный материал, фуршет и т.д.), внутри каждой группы продумайте все до мелочей и напишите срок, в который эти работы должны быть завершены. При определении сроков выполнения работ помните о том, что надо запланировать время и на согласование, что есть выходные и праздничные дни, что подрядчики могут подвести. Наверняка есть пункты, в которые надо заложить время с запасом, но сильно перепланировать тоже не надо — это может стоить бо́льших денег. Самое главное — помните, что все работы зависят друг от друга: пригласительные вы не можете начать рассылать, пока они не изготовлены, а не изготовят их, пока не будет дизайна.

Весь план работ помещается в одном документе — график, тайминг, план — как его ни назовете, он будет служить вам верой и правдой до окончания проекта.

Общий бюджет расходов, конечно, зависит в первую очередь от ваших возможностей. Если бюджет ограничен, то начинайте планировать в первую очередь те расходы, без которых мероприятие точно не провести. Но и при этом помните, что расходы всегда можно оптимизировать — найти зал дешевле или использовать свое помещение, выбрать разный уровень меню фуршета, пересмотреть количество гостей, выбрать менее популярного ведущего и т.д. Бюджет на мероприятие — это единственный бюджет, где можно и даже нужно заложить непредвиденные расходы, потому что, как бы тщательно вы ни планировали, что-то непредвиденное обязательно случится.

Шаг 2. Запланируйте все работы вплоть до мелочей, посчитайте их стоимость и установите сроки исполнения.

Пример сметы

3. Команда

Сильная команда — залог успеха любого мероприятия. Но чтобы команда была эффективной, ею надо правильно управлять. Выделите двух-трех ключевых человек, остальные должны быть в их подчинении. За каждым пунктом тайминга закрепите ответственных. Каждый должен знать свои полномочия при принятии решений, это значительно ускорит все процессы. С каждым членом команды оговорите цели его работы — четко и ясно определите сроки сдачи, качество работ и точки контроля. У каждого на руках должен быть тайминг, и каждый должен понимать, что от его работы зависят результаты остальных и результат самого мероприятия.

Проводите регулярные встречи, на которых обсуждайте все проблемы и статус работ. Если видите, что кто-то не успевает, не справляется — тут же выясняйте причину, подключайтесь сами, подключайте других членов команды. Ответ «все в процессе, все по плану» — не принимается. Тут выручит тот же тайминг, но с дополнительными столбцами — на каждый день. Каждый ответственный сотрудник каждый день добавляет в соответствующий столбец статус выполнения работ и описывает свои последующие действия.

Важный момент — контакты. Как только команда набрана, сразу составьте и раздайте каждому список со всеми контактами — номера мобильных, домашних телефонов, электронные адреса, скайп и прочее. Это упростит коммуникацию.

Обеспечьте обмен документами. Это можно сделать в почте. Когда я была в составе команды, снимающей сериал, мы завели общий почтовый ящик. Все знали пароль от него. Все документы мы скидывали туда. Там всегда можно было найти сценарии всех серий, план съемок, утвержденных артистов, их контакты и многое другое. Сейчас удобно использовать мобильные приложения, создавая в них группы, пользоваться открытыми документами в облаках. Выберите удобный для всех способ и не тратьте время на поиск нужной информации.

Шаг 3. Соберите сильную команду, распределите обязанности и ответственность, обеспечьте коммуникацию.

4. Сценарий мероприятия

Сценариев должно быть несколько.

Базовый сценарий. В нем описана последовательность действий по времени и месту и необходимый реквизит. Начните с момента заезда на место проведения — запланируйте точное время начала и окончания реализации каждой части работ, опишите ход мероприятия. Например:

После того как вы утвердили со всеми ответственными лицами базовый сценарий — можно приступать к подготовке остальных.

Пример базового сценария:

Технический сценарий. Здесь должны быть пошагово расписаны действия каждого, кто реализует мероприятие. Колонок в сценарии добавится — отдельно надо вывести звукорежиссера, режиссера по свету, ведущего, ассистента по реквизиту. Хронометраж должен быть высчитан до полуминуты. Потом утвержденный сценарий распечатывается для каждого участника технического исполнения мероприятия и синхронизирует все действия.

Творческий сценарий пишется параллельно: тексты ведущего, приветственные речи, планы конкурсов и викторин, шоу-программа. Вся творческая часть должна быть подготовлена в формате всего мероприятия, ведь она — основной канал коммуникации, с помощью нее вы достигните конечной цели всех своих действий — расскажете о новом продукте, презентуете свои достижения, наладите контакт с потенциальными клиентами или укрепите лояльность существующих. Поэтому каждое слово, каждая деталь должны быть тщательно продуманы.

Ведущий. Он — главное олицетворение уровня мероприятия. Его внешний вид, костюм, и даже его имидж имеют огромное значение. Выбирая ведущего, учитывайте его опыт проведения подобных презентаций, оговаривайте с ним формат общения с гостями, решите, какие «импровизации» он может себе позволить, а какие — категорически не должны прозвучать. Он — ваше лицо, голос, ум, честь и совесть, в нем все должно быть идеально, впечатление о вас будет складывать из впечатления от него.

Шоу-программа. Естественно, она также демонстрирует ваш вкус и уровень. Костюмы, качество исполнения, сам контент музыкальных и танцевальных номеров, конкурсов и других выступлений — все должно ассоциироваться с темой мероприятия, с вашей компанией.

После того как вы утвердите тексты ведущего, их надо подготовить для выступления. Если формат вашего мероприятия тожественный, пафосный, то лучше, чтобы у ведущего в руках была папка — красивая, с вензелями. Но ведущим гораздо удобнее пользоваться карточками формата А5. Текст по карточкам надо распределить так, чтобы переход с карточки на карточку не разрывал предложение. В идеале на одной карточке должен быть текст одного блока. Шрифт выбирайте самый простой, а кегль согласуйте с ведущим — чтобы текст был не слишком мелким.

Составляя текст для ведущего и приветственные речи, постарайтесь сделать это с учетом особенностей выступающих, используйте те слова, которые они применяют, стройте предложения с учетом их речевого темпа. Лучше, чтобы предложения были короткими, емкими. Чем длиннее и сложнее будут предложения и тексты у ведущего, тем больше будет импровизаций, а значит, больше риска испортить выступление.

Планограмма — еще одна не менее важная часть подготовки. В ней должно быть отражено все, что будет устанавливаться к мероприятию, перемещаться во время него, задействовано в сценарии. Для начала запаситесь схемами и фотографиями помещения, и списком реквизита. Четко, с учетом масштаба распределите рабочие зоны — зону встречи гостей, зону презентации, расположение столов, кресел, сцены. Продумайте, где будут гримерная, комната для реквизита, откуда будут выходить официанты, где будут сидеть режиссер, звукорежиссер и откуда будет выходить ведущий. Соотносите размеры помещений, проходы с количеством гостей. Столы и оборудование не должны создавать дискомфорт.

Шаг 4. Подготовьте сценарии мероприятия, запланировав действия всех вовлеченных участников в хронометрическом порядке.

5. Репетиция

Как уже говорилось, необходимо провести хотя бы одну репетицию. Если есть возможность — сделайте это заранее, чтобы было время внести изменения в сценарий и планограмму. Также заранее нужно распределить роли всех членов команды в день мероприятия 2014 кто координирует шоу-программу, кто — фуршет, кто сопровождает режиссера, кто переключает слайды спикерам. Настройте команду на успех, от их слаженной и четкой работы зависит результат всей кампании.

Шаг 5. Распределите роли членов команды в день мероприятия. Проведите репетицию на месте дислокации. Настройте команду на победу.

6. В день мероприятия

Все готово к мероприятию. Осталось его провести. Выезжая на место, захватите с собой «волшебный пакет». Туда надо положить все, что может понадобиться, — ручки, ножницы, бумагу, клей, скотч, маркеры. Иногда может понадобиться даже принтер или что-то более габаритное. За час до начала еще раз проверьте все пункты сценария — реквизит, оборудование, промоутеров, раздаточный материал. Всегда держите руку на пульсе, а точнее — на рации. Связь с коллегами должна быть постоянной, чтобы в случае возникновения проблемы быстро среагировать. Однажды режиссер по ошибке отменил один из выходов ведущих, из-за этого полностью менялся смысл мероприятия — там были важные слова и действия. Пришлось по ходу переписать слова, связать их с тем, что происходило в данный момент на сцене, и привести все в нужное русло. Не расслабляйтесь до тех пор, пока не уйдет последний гость.

Шаг 6. Проведите идеальное мероприятие. Продолжайте все контролировать.

7. Отчёт — для истории

Кто-то, проведя мероприятие, сразу расслабляется (особенно если оно прошло хорошо), сдувается и напрочь забывает, что эмоции к акту выполненных работ не подошьешь. А бухгалтеры — они такие: не замедлят спросить «где отчет?». Так что, независимо от того, проводите ли вы мероприятие внутри своей компании или для клиента как агентство, всегда думайте о том, что придется отчитываться за каждую строку сметы.

Бухгалтерский отчет включает сравнение плановых сумм с фактически затраченными. Для того чтобы все сошлось, по ходу подготовки и реализации контролируйте затраты, они должны оставаться в рамках сметы. Как показывает практика, всегда что-то выходит дороже, чем планировали. В этом случае надо экономить в другом месте. Контролируя смету, собирая документы и фиксируя расходы, свести бухгалтерский отчет очень просто.

Вторая часть отчета — подтверждение затрат фотографиями и видео. Вот тут сложнее. Если забытый счет-фактуру можно попросить выдать задним числом, то сделать фото уже закончившегося мероприятия — невозможно. Поэтому тому, кто фотографирует и снимает, надо дать список того, что обязательно должно быть запечатлено. Это и оформление сцены и зала, и все раздаточные материалы, ведущий и шоу-программа, оборудование и промоутеры — все, что есть в смете, должно быть в фотоаппарате. Уверена, у каждого в практике есть случай, когда забыли снять тот или иной кадр и бухгалтерия (ваша или клиента) потом не принимала расходы. Предохраните себя от таких случаев — снимите все расходы по полному списку по несколько кадров на каждый пункт.

Третья часть отчета — творческо-статистическая. Здесь надо зафиксировать все, что было достигнуто за время мероприятия, — сколько гостей пришло из числа приглашенных, все ли детали сценария и требования заказчика были выполнены, кто выиграл призы и так далее. И самое главное, достигнуты ли цели — продажи (если предполагалось), знание предмета презентации, установление новых контактов и так далее. Также, если планировалось последующее освещение мероприятия в СМИ и Интернете, надо все аккуратно собрать и тоже включить в этот отчет.

Четвертая часть отчета (чаще всего внутренняя) — анализ проблем. Пожалуй, для вас — самая важная. Все, что не получилось, получилось криво или не в полном объеме, должно быть занесено в отдельный список. После того как зафиксируете проблемы, надо понять причины их возникновения, затем разработать меры по недопущению подобных проблем в будущем, назначить ответственных и сроки реализации мер (если что-то надо реализовать уже сейчас). Каждый из этих списков должен доставаться и перечитываться перед началом каждого нового мероприятия. Это позволит добиться идеального качества воплощения любой идеи. Когда мы с новой командой открывали первый магазин Alser, у нас получился список на три листа мелким почерком. Через три-четыре открытия этот список не насчитывал и трех мелких пунктов (и это притом, что мы были строги к себе). Анализ проблем — великая вещь.

Шаг 7. Соберите отчет по мероприятию — расходы и их документальное и визуальное подтверждение. Сделайте анализ эффективности мероприятия и анализ возникших проблем.

Мероприятие пройдет, эмоции остынут, а опыт и результаты должны остаться. С каждым новым мероприятием вам будет все проще и проще к нему готовиться, проводить его и гордиться им. Главное, помните — нет предела совершенству. Всем только идеальных мероприятий!

Читайте также:

Как эффективно организовать участие в выставке?

Хорошее планирование – половина успеха дела

Переопубликация данной статьи запрещена.